Экономическая эффективность от внедрения СЭД очевидна!

     Очевидно, что одним из способов увеличения прибыли компании является уменьшение затрат. Учитывая факт, что значительная часть сотрудников организации работает с какими-либо документами, можно смело утверждать, что уменьшение издержек, связанных с документооборотом, приведет к росту прибыли компании.

    И как же должен быть организован документооборот, чтобы он приносил прибыль?

     Ответ прост: «При использовании системы электронного документооборота основные операции с документами выполняются автоматически, а не вручную, тем самым уменьшая трудозатраты, а значит, финансовые издержки компании.»

    Как определить стоимость трудозатрат сотрудников на обработку бумажных документов?

     Используя многолетний опыт работы в сфере автоматизации документооборота, эксперты компании «Смарт-Докс» проанализировали основные операции с документами, выполняемые в большинстве компаний, и подготовили расчет, результатом которого является величина годовых трудозатрат для обработки каждого вида документов.

     Подсчитаем, сколько же времени тратит сотрудник ежедневно на такую типовую операцию, как согласование договора. Расчет выполним и для варианта использования СЭД, и для варианта ручной работы с бумажными документами. Исходим из того, что число согласующих в компании 3 и согласование выполняется по распространенному сценарию:

• Цикл 1. Отправка Инициатором проекта договора Согласующим. Все Согласующие вносят изменения в документ. Инициатор объединяет все версии документа в одну, учитывающую комментарии Согласующих.
• Цикл 2. Отправка Инициатором исправленного договора Согласующим. Все Согласующие просматривают документ, проверяют, что их замечания учтены. Инициатор проверяет, что все Согласующие одобрили новую версию договора.
• Цикл 3. Инициатор распечатывает финальную версию договора и лист согласования, обходит Согласующих для последующего визирования ими листа согласования. Согласующие читают финальную версию договора, доставленную Инициатором, подписывают лист согласования.

Операция с документом	Количество человек, задействованных в операции	Время обработки 1 страницы документа, мин.
		Детализация по времени операции	Без использования СЭД	С использованием СЭД
Согласование (ознакомление с текстом документа каждым из Согласующих, добавление замечаний в текст договора)	3	время прочтения 1 страницы	3	3
Консолидация (после того, как Согласующие внесут замечания в текст договора, Инициатор объединяет 3 версии документа в одну, запускает 2-й цикл согласования)	1	Объединение 3х версий страницы в одну итоговую, при этом на каждую страницу – 2 мин	6*	0
Согласование (ознакомление Согласующих с текстом документа и внесенными в результате 1-го цикла исправлениями)	3	время прочтения 1 страницы	3	3
Консолидация (Инициатор получает подтверждение всех Согласующих по итогам согласования 2-го цикла)	1	время получения подтверждения от 3х Согласующих по итогам согласования	1*	0
Печать и доставка Инициатором договора для визирования Согласующими (Инициатор печатает договор и лист согласования, доставляет их 3м Согласующим для последующего визирования)	1	время печати и доставки Инициатором договора для визирования каждому из 3х Согласующих	3*	0
Визирование Согласующими листа согласования (ознакомление Согласующими с распечатанным документом финальной версии перед подписанием листа согласования)	3	время прочтения 1 страницы каждым из Согласующим перед визированием листа Согласования	3**	0
Время обработки 1й страницы документа составляет, мин			6+10*+3**=19	6
Экономия при использовании СЭД для обработки 1й страницы документа, мин			13

    А как определить размер ежегодной экономии компании, использующей СЭД в частности для согласования договоров?

     Исходим из того, что в компании ежедневно в среднем:

• согласовывается 2 договора;
• содержащих 10 страниц текста;
• количество согласующих – 3;
• количество этапов добавления замечаний в проект договора согласующими – 2;
• средняя стоимость 1 мин. работы 1 сотрудника - 6,63 руб (при размере средней заработной платы 70 000 руб/мес с учетом налогов на ФОТ).

     Разбив процесс согласования на элементарные операции, мы видим, что использование СЭД при согласовании только 1й страницы документа высвобождает 13 мин рабочего времени! Из этих 13 мин приходится:

На Визирование Согласующими листа согласования:

S= 3 мин** x 2договора х 10страниц х 3согласующих х 6.63 руб x 22дней x 12мес = 315 057 руб. 60 коп.

На Консолидацию, Печать и доставку Инициатором договора для визирования Согласующими:

S= 10 мин* x 2договора х 10страниц х 1инициатор х 6.63 руб x 22дней x 12мес = 350 064 руб. 00 коп.

Суммарная ежегодная экономия: S = 315 057 руб. 60 коп. + 350 064 руб. 00 коп. = 665 121 руб. 60 коп. - экономит компания ежегодно при использовании СЭД для выполнения только одной операции для одного вида документов! Воспользовавшись калькулятором затрат, разработанным компаний «Смарт-Докс», Вы можете оценить, насколько увеличится прибыль компании при использовании СЭД.

---

Рассчитайте сами сколько сэкономит именно Ваша компания при отказе от бумажного документооборота:

---