Тел: +7 (495) 975-98-70

Экономическая эффективность от внедрения СЭД очевидна!

     Очевидно, что одним из способов увеличения прибыли компании является уменьшение затрат. Учитывая факт, что значительная часть сотрудников организации работает с какими-либо документами, можно смело утверждать, что уменьшение издержек, связанных с документооборотом, приведет к росту прибыли компании.


   И как же должен быть организован документооборот, чтобы он приносил прибыль?

   Ответ прост: «При использовании системы электронного документооборота основные операции с документами выполняются автоматически, а не вручную, тем самым уменьшая трудозатраты, а значит, финансовые издержки компании.»


   Как определить стоимость трудозатрат сотрудников на обработку бумажных документов?

   Используя многолетний опыт работы в сфере автоматизации документооборота, эксперты компании «Смарт-Докс» проанализировали основные операции с документами, выполняемые в большинстве компаний, и подготовили расчет, результатом которого является величина годовых трудозатрат для обработки каждого вида документов.

   Подсчитаем, сколько же времени тратит сотрудник ежедневно на такую типовую операцию, как согласование договора. Расчет выполним и для варианта использования СЭД, и для варианта ручной работы с бумажными документами. Исходим из того, что число согласующих в компании 3 и согласование выполняется по распространенному сценарию:

Операция с документом

Количество человек, задействованных в операции

Время обработки 1 страницы документа, мин.

Детализация по времени операции

Без использования СЭД

С использованием СЭД

Согласование (ознакомление с текстом документа каждым из Согласующих, добавление замечаний в текст договора)

3

время прочтения 1 страницы

3

3

Консолидация (после того, как Согласующие внесут замечания в текст договора, Инициатор объединяет 3 версии документа в одну, запускает 2-й цикл согласования)

1

Объединение 3х версий страницы в одну итоговую, при этом на каждую страницу – 2 мин

6*

0

Согласование (ознакомление Согласующих с текстом документа и внесенными в результате 1-го цикла исправлениями)

3

время прочтения 1 страницы

3

3

Консолидация (Инициатор получает подтверждение всех Согласующих по итогам согласования 2-го цикла)

1

время получения подтверждения от 3х Согласующих по итогам согласования

1*

0

Печать и доставка Инициатором договора для визирования Согласующими (Инициатор печатает договор и лист согласования, доставляет их 3м Согласующим для последующего визирования)

1

время печати и доставки Инициатором договора для визирования каждому из 3х Согласующих

3*

0

Визирование Согласующими листа согласования (ознакомление Согласующими с распечатанным документом финальной в ерсии перед подписанием листа согласования)

3

время прочтения 1 страницы каждым из Согласующим перед визированием листа Согласования

3**

0

Время обработки 1й страницы документа составляет, мин

6+10*+3**=19

6

Экономия при использовании СЭД для обработки 1й страницы документа, мин

13

   А как определить размер ежегодной экономии компании, использующей СЭД в частности для согласования договоров?

 

   Исходим из того, что в компании ежедневно в среднем:

   Разбив процесс согласования на элементарные операции, мы видим, что использование СЭД при согласовании только 1й страницы документа высвобождает 13 мин рабочего времени! Из этих 13 мин приходится:


     На Визирование Согласующими листа согласования

     S= 3 мин** x 2договора х 10страниц х 3согласующих х 6.63 руб x 22дней x 12мес = 315 057 руб. 60 коп.

     На Консолидацию, Печать и доставку Инициатором договора для визирования Согласующими

     S= 10 мин* x 2договора х 10страниц х 1инициатор х 6.63 руб x 22дней x 12мес = 350 064 руб. 00 коп.

 

   Суммарная ежегодная экономия: S = 315 057 руб. 60 коп. + 350 064 руб. 00 коп. = 665 121 руб. 60 коп. - экономит компания ежегодно при использовании СЭД для выполнения только одной операции для одного вида документов!   Воспользовавшись калькулятором затрат, разработанным компаний «Смарт-Докс», Вы можете оценить, насколько увеличится прибыль компании при использовании СЭД.


Рассчитайте сами сколько сэкономит именно Ваша компания при отказе от бумажного документооборота:


<Калькулятор>