Общие сведения

 

Продукт является готовым к установке и быстрому запуску набором лучших практик организации электронного документооборота в компании любого профиля и предназначено для системного решения проблемы бумажного документооборота в организации. В случае отсутствия в организации регламентированного порядка работы с отдельными видами документов, возможно использование заложенной в продукте готовой функциональности, практически без внесения изменений в систему, что позволяет внедрить продукт за минимальное время с возможной последующей доработкой решения.

 

Основные цели, достигаемые за счет внедрения решения:

• систематизация и стандартизация документооборота компании (принимаются процессы и регламенты работы, заложенные в системе, либо процессы дорабатываются в соответствии с регламентами, имеющимися в организации);
• создание общего информационного пространства и реализация всех процессов в единой системе;
• соответствие декларированных регламентов обработки документов реальному положению дел:
• организация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами
• снижение издержек (временных и материальных) при работе с документами.

Основные бизнес-задачи, решаемые за счет внедрения продукта:

• обеспечение сквозного документооборота между подразделениями компании и с внешними контрагентами;
• создание структурированного реестра документации в соответствии с номенклатурой дел компании;
• существенное сокращение сроков согласования документов;
• предотвращение потерь документов;
• исключение несанкционированного вывода информации из системы;
• обеспечение автоматического контроля за прохождением документов и решением поставленных задач с момента их создания до завершения исполнения;
• автоматическое информирование сотрудников и руководства компании о поступивших и созданных документах;
• обеспечение автоматического контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения;
• организация быстрого поиска документов по атрибутам или контексту. Возможность поиска по ситуации.

 

Краткое описание продукта

   Для решения поставленных бизнес-задач система предоставляет следующие функциональные возможности:

В части организационно-распорядительного документооборота:

• регистрация входящих документов, их классификация и автоматическая постановка задач исполнителям, согласно заранее согласованным маршрутам прохождения, автоматическое отслеживание сроков исполнения, как всего документа, так и отдельных задач, поставленных по нему;
• создание в системе исходящих документов, их классификация, согласование, рецензирование и подписание с использованием ЭЦП (простой или усиленной) не выводя документ за пределы системы;
• создание в системе Приказов и Распоряжений по компании, их согласование, рецензирование и подписание с использованием ЭЦП (простой или усиленной), а также ознакомление «под роспись» сотрудников компании, не выводя документ за пределы системы;
• подготовка, согласование и обработка Служебных записок внутри системы без вывода их на бумажный носитель;
• в системе ведется учет выданных и полученных доверенностей, а также поддерживается процесс их подготовки, согласования и подписания, с автоматическим отслеживанием истечения сроков их действия;
• в системе имеется возможность поддержки любой методологии подготовки, согласования, подписания и учета договоров с контрагентами, которая используется в компании;
• в системе имеется возможность обмена юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами с использованием системы Диадок.
• система обеспечивает учет и согласование счетов на оплату услуг, предоставляемых компании внешними контрагентами. Имеется возможность учета счетов по расходной части бюджета с группировкой расходов по соответствующим статьям.
• отдельным большим разделом функциональных возможностей системы является ведение претензионно-исковой работы компании, которая поддерживает подготовку и согласование исковых и иных досудебных и судебных требований, планирование судебных заседаний и фиксацию их результатов, процессы обжалования и исполнения судебных решений.

В части иных задач, требующих определенного процессного и документационного обеспечения, продукт предоставляет следующие возможности:

• централизованный учет заявок от клиентов на поставку или выполнение услуг, согласно профилю деятельности компании с возможностью проведения заявки по различным стадиям;
• учет потенциальных клиентов (лидов) с возможностью квалификации или дисквалификации лида и построения процесса последующей работы с ним;
• учет и проведение работы по обращениям или жалобам клиентов;

   В части решения задач внутреннего служебного документооборота система позволяет вести учет, согласование и исполнение следующих видов внутренних документов, для которых созданы заранее настроенные карточки документов и соответствующие бизнес-процессы:

• Заявка на заказ канцелярских товаров;
• Заявка на закупку ТМЦ;
• Заявка на отпуск ТМЦ;
• Заявка на отсутствие на рабочем месте (отпуск/отгул);
• Заявка на командировку;
• Заявка на использование служебного автотранспорта;
• Заявка на разовый пропуск (на территорию компании).

   Отдельной специализированной функциональностью системы является возможность организации и проведения различного рода совещаний, при которых ведется повестка заседания, ставятся задачи исполнителям по результатам проведения совещания, а по результатам выполнения поставленных задач, ответственный исполнитель вносит в систему отчет об их выполнении. Для контроля исполнения задач, поставленных на совещании, в системе разработаны соответствующие отчеты.

   Помимо этого, базовым функционалом решения, доступным для всех видов задач и документов, является автоматическое отслеживание сроков исполнения задач с уведомлением исполнителя по электронной почте за некоторое время до истечения срока выполнения задачи, а также ежедневное уведомление исполнителя о просроченных задачах.