Решение «Электронный офис» на платформе Docsvision
дает Вам удобный и эффективный инструмент по управлению Вашей компанией.
После освоения СЭД работать с бумажными документами уже нет желания и необходимости.
Возможность организовать полностью безбумажный документооборот в компании и с контрагентами
- Внутри компании нет необходимости выводить на печать документы, которые не имеют прямого запрета на обработку и хранение в электронном виде
- На основании Федеральных Законов №63-ФЗ «Об Электронной подписи» и, №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», с внешними контрагентами можно обмениваться подписанными ЭЦП Договорами, Актами, Счетами-фактурами, накладными и любыми другими неструктурированными документами
- Судебная практика говорит о том, что суды в настоящее время принимают как надлежащим образом оформленные, документы, подписанные ЭЦП.
Удобство работы с документами
- Вы, как руководитель видите актуальный перечень документов и задач, ожидающих Вашего решения.
- СЭД позволяет удобно работать с большим количеством документов и автоматически упорядочивает их.
- Система ограничивает доступ других сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией.
Делегирование полномочий
- Механизмы, встроенные в СЭД, позволяют делегировать полномочия помощнику или секретарю, избавляя Вас от рутинной и не интересной работы.
- Также есть возможность полного освобождения руководителя от необходимости работать в системе. Секретари и помощники могут осуществлять все функции «от его имени» (с учетом прав доступа к информации); при этом Вы обладает полной информацией о ходе работы с документами.
Оперативность принятия решений по документам
- Система сама автоматически может принимать решения по документам, согласно заранее определенным правилам, освобождая Вас от рутинной работы.
- Существенно сокращаются сроки согласования документов и значительно ускоряются процессы принятия важнейших управленческих решений.
- Все процессы взаимодействия между руководством и исполнителями переходят на современный уровень.
Работа с проектами документов
- Визирование и утверждение (подписание) проекта документа в электронной форме с возможностью применения ЭЦП.
- Возможность перенаправить проект на рассмотрение другим должностным лицам или вернуть автору (исполнителю) на доработку.
- Просмотр произвольного количества сохраненных версий одного проекта.
Эффективный контроль за исполнением поручений
- Повышается управляемость всех деловых процессов, поскольку они заложены в систему и система сама «ведет» исполнителя по предопределенному маршруту.
- Растет ответственность исполнителей и повышается общее качество работы управленческого аппарата.
- Отслеживаются в автоматическом режиме все перемещения документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла, в любой момент можно узнать, где находится документ и проследить полную историю работы с ним.
- Появляется возможность регулярно проводить анализ эффективности управленческих процессов на основе создаваемых системой статистических отчетов и принимать своевременные меры для их совершенствования.
- Система сама упреждает пропуск сроков выполнения задач исполнителями.
- Система автоматически отправляет руководителю организации отчеты об исполнительской дисциплине
Возможность удаленной работы с документами
- Вы можете работать со всей информацией, содержащейся в базе данных СЭД, через простой и удобный web-интерфейс без необходимости освоения основного приложения.
- У Вас есть возможность получать актуальную информацию, а также полноценно работать с документами удаленно (принимать решения по ним и контролировать исполнение).
- Формируется единое информационное пространство в рамках территориально распределенной организации (имеющей сеть филиалов или территориально удаленных подразделений).
Надежная защита информации
- Практическая реализация юридически значимого электронного документооборота позволяет придать создаваемым в системе электронным документам такую же юридическую силу, которую имеет подписанный и заверенный бумажный аналог.
- Применение сертифицированных средств криптографической защиты информации. Обеспечение защищенного обмена документами по открытым каналам связи как внутри организации, так и с ее внешним окружением.
- Разграничение прав доступа к документам и функциям между подчиненными сотрудниками (например, по группам документов или уровням допуска) и настройка системы точно в соответствии с их должностными обязанностями.
- Применение электронной подписи:
- для визирования и утверждения проектов документов;
- заверение прикрепленных к регистрационной карточке файлов и проверка действительности электронной подписи при отправке документов и резолюций по электронной почте.