Решение «Электронный офис» на платформе Docsvision

 

обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом (Навигатор), в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая своего рабочего места.

 

Виртуальное рабочее место

• Привычная для пользователей рабочая среда, воспроизводящая внутреннюю структуру организации и сложившееся распределение служебных обязанностей.
• Навигатор для каждого сотрудника, в котором многочисленные документы распределяются по специальным папкам для удобной работы с ними.
• Система ограничивает доступ других сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией.
• Автоматическое информирование сотрудника о поступлении новых документов, изменении их статуса, истечении срока исполнения и т.п. служит гарантией своевременного доведения важной информации до ответственного работника.

Удобство работы с проектами документов 

• Работа с проектами документов в электронной форме существенно сокращает сроки прохождения документов и позволяет избежать длительных процедур «обхода» всех заинтересованных лиц.
• Упрощение совместной работы над проектами благодаря возможности назначения согласующих и утверждающих должностных лиц и автоматической пересылке проекта между ними.
• Удобные инструменты для редактирования и отслеживания внесенных в документ изменений (в т.ч. создание новых версий и прикрепление файлов).
   

Работа с проектами документов

• Создание проекта документа и направление его должностным лицам на визирование и утверждение (как параллельно, так и последовательно).
• Поддержка произвольного количества версий одного проекта (возможность сохранения всех изменений и редакций документа).
• Электронное визирование и подписание, в том числе с применением ЭЦП.
• Печать листа согласования.
• Сканирование документа из интерфейса регистрационной карточки.
• Работа с прикрепленными файлами (электронными документами): добавление, просмотр, редактирование, запрет дальнейшего редактирования, заверение электронной подписью, удаление.
• Автоматическая регистрация документов, созданных в MS Word и Excel, а также на основе проектов документов.

Мощные средства поиска информации

• Развитые инструменты поиска по различным критериям обеспечивают быстрое получение оперативной и полной информации и доступ к документу по значению любого из его реквизитов.
• Удобство и точность тематического поиска по документам (по определенному вопросу или проблеме) благодаря наличию механизма категорий документов и их связывания между собой.

Поисковые возможности

• Поиск документов, поручений и проектов документов по произвольному сочетанию их реквизитов.
• Полнотекстовый поиск по содержанию документов, находящихся в базе данных системы.
• Создание и многократное использование поисковых запросов любой сложности.
• Поиск по тематическим категориям.
• Вывод на печать результатов поиска (средствами MS Excel).
• Использование личных папок пользователя для быстрого доступа к наиболее часто используемой информации.

Организация и контроль движения документов

• Автоматическое отслеживание всех перемещений документа между исполнителями, что гарантирует порядок при совместной работе с ним различных должностных лиц.
• Поддержка формирования «бумажных дел», позволяющая правильно организовать оперативное хранение документов в структурных подразделениях.

Контроль за движением документов

• Пересылка документа внутри организации.
• Автоматическое ведение журналов пересылки регистрационной карточки.
• Возможность ведения журнала ознакомления должностных лиц с документом.
• Списание документа в архив.

Возможность удаленной работы с документами

• Работа со всей информацией, содержащейся в базе данных СЭД, через простой и удобный web-интерфейс без необходимости освоения основного приложения.
• Получение постоянно обновляемой актуальной информации, а также полноценная работа с документами (принятие решений по ним и контроль исполнения) удаленно, т.е. находясь при этом вне своего рабочего кабинета (в служебной поездке, командировке и т.п.).
• Обеспечение формирования единого информационного пространства в рамках территориально распределенной организации (имеющей сеть филиалов или территориально удаленных подразделений).