Решение «Электронный офис» на платформе Docsvision

Виртуальное рабочее место

Привычная для пользователей рабочая среда, воспроизводящая внутреннюю структуру организации и сложившееся распределение служебных обязанностей.
Навигатор для каждого сотрудника, в котором многочисленные документы распределяются по специальным папкам для удобной работы с ними.
Система ограничивает доступ других сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией.
Автоматическое информирование сотрудника о поступлении новых документов, изменении их статуса, истечении срока исполнения и т.п. служит гарантией своевременного доведения важной информации до ответственного работника.

Удобство работы с проектами документов

Работа с проектами документов в электронной форме существенно сокращает сроки прохождения документов и позволяет избежать длительных процедур «обхода» всех заинтересованных лиц.
Упрощение совместной работы над проектами благодаря возможности назначения согласующих и утверждающих должностных лиц и автоматической пересылке проекта между ними.
Удобные инструменты для редактирования и отслеживания внесенных в документ изменений (в т.ч. создание новых версий и прикрепление файлов).

Работа с проектами документов

Создание проекта документа и направление его должностным лицам на визирование и утверждение (как параллельно, так и последовательно).
Поддержка произвольного количества версий одного проекта (возможность сохранения всех изменений и редакций документа).
Электронное визирование и подписание, в том числе с применением ЭЦП.
Печать листа согласования.
Сканирование документа из интерфейса регистрационной карточки.
Работа с прикрепленными файлами (электронными документами): добавление, просмотр, редактирование, запрет дальнейшего редактирования, заверение электронной подписью, удаление.
Автоматическая регистрация документов, созданных в MS Word и Excel, а также на основе проектов документов.

Мощные средства поиска информации

Развитые инструменты поиска по различным критериям обеспечивают быстрое получение оперативной и полной информации и доступ к документу по значению любого из его реквизитов.
Удобство и точность тематического поиска по документам (по определенному вопросу или проблеме) благодаря наличию механизма категорий документов и их связывания между собой.

Поисковые возможности

Поиск документов, поручений и проектов документов по произвольному сочетанию их реквизитов.
Полнотекстовый поиск по содержанию документов, находящихся в базе данных системы.
Создание и многократное использование поисковых запросов любой сложности.
Поиск по тематическим категориям.
Вывод на печать результатов поиска (средствами MS Excel).
Использование личных папок пользователя для быстрого доступа к наиболее часто используемой информации.

Организация и контроль движения документов

Автоматическое отслеживание всех перемещений документа между исполнителями, что гарантирует порядок при совместной работе с ним различных должностных лиц.
Поддержка формирования «бумажных дел», позволяющая правильно организовать оперативное хранение документов в структурных подразделениях.

Контроль за движением документов

Возможность удаленной работы с документами

Работа со всей информацией, содержащейся в базе данных СЭД, через простой и удобный web-интерфейс без необходимости освоения основного приложения.
Получение постоянно обновляемой актуальной информации, а также полноценная работа с документами (принятие решений по ним и контроль исполнения) удаленно, т.е. находясь при этом вне своего рабочего кабинета (в служебной поездке, командировке и т.п.).
Обеспечение формирования единого информационного пространства в рамках территориально распределенной организации (имеющей сеть филиалов или территориально удаленных подразделений).