Учет доверенностей

Для работы с доверенностями реализованы механизмы подготовки, регистрации, отправки на согласование доверенности, последующего ее подписания обычной или усиленной ЭЦП, автоматического формирования листов согласования, а также автоматического формирования различных заданий, предполагаемых бизнес-процессом. В системе может быть реализован механизм автоматического определения маршрута согласования доверенности в зависимости от различных условий, что позволит гарантированно согласовать данный документ со всеми заинтересованными лицами. Также в системе реализованы несколько бизнес-процессов, отслеживающих действующие доверенности и, в случае необходимости, оповещают о приближении окончания срока действия доверенности и ставят задачи соответствующим сотрудникам на подготовку новой доверенности.
В системе предусмотрено использование заранее утвержденных типов доверенностей, для которых изначально определены маршруты обработки в бизнес-процессе.

Инструкция по работе Схема бизнес-процесса

1. Инициатор подготовки доверенности создает карточку заявки на доверенность, заполняет необходимые поля и, в случае необходимости прикладывает файлы.	2. Выбирает вид доверенности из справочника на основании данных которого, система автоматически определяет Доверителя, лиц, согласующих выдачу доверенности и выдающее подразделение.


3. В случае необходимости, инициатор может оправить заявку на выдачу доверенности на предварительное согласование лицам, указанным в поле «Согласующие».	4. Инициатор отправляет заявку на доверенность в подразделение, указанное в поле «Выдающее подразделение» для подготовки документа.


5. Сотрудник выдающего подразделения заполняет поля, относящиеся к его компетенции, готовит файл с текстом доверенности, прикрепляет его к карточке документа, распечатывает оригинал доверенности и запускает процесс подписания документа.


6. Доверитель подписывает документ в системе и подписывает оригинал доверенности, переданный ему.	7. Сотрудник выдающего подразделения сканирует оригинал доверенности и прикрепляет его к карточке документа в системе, после чего переводит доверенность в состояние «Действует» и передает подписанный оригинал Поверенному.


8. Система автоматически формирует задачу на ознакомление поверенному, который выполняет ее, получив оригинал доверенности. Таким образом, автоматически фиксируется факт получения доверенности Поверенным.

9. В случае необходимости в отзыве доверенности ранее срока окончания ее действия, Инициатор, Доверитель или сотрудник выдающего подразделения имеют возможность нажать кнопку «Отозвать доверенность» в карточке документа. При этом система автоматически переведет доверенность в состояние «Отозвана» и направит заинтересованным сотрудникам соответствующие уведомления.

10. Система автоматически отслеживает сроки действия доверенностей и, в зависимости от наполненности полей карточки документа, ставит уполномоченным сотрудникам задачи на ее продление и/или отправляет соответствующие уведомления всем заинтересованным сотрудникам. Система автоматически переводит доверенности, срок действия которых истек в состояние «Завершена».